Il n’est pas si simple d’accueillir un spectacle, même si cela peut paraître anodin. Au-delà des contraintes techniques du spectacle et de son adéquation avec le lieu de représentation dont on dispose (voir article consacré à ce sujet), et pourrait-on dire, avant même tout cela, il faut que la compagnie puisse venir et travailler dans de bonnes conditions. Prenez garde aux accès à la salle. Accès physique pour le véhicule de la compagnie, mais également accès à la scène ou ce qui en tient lieu pour les décors. Il nous est arrivé de nombreuses fois de nous retrouver bloqués avec notre véhicule à plusieurs dizaines de mètres de la salle de représentation parce que l’accès en était bloqué par des barres limitant la hauteur des véhicules à 2m… et que notre camionnette mesure 2m70 ! En général, les compagnies indiquent ce genre de contraintes dans leurs fiches techniques, mais il est toujours bon de s’en inquiéter pour éviter d’avoir à courir après le membre des services techniques d’astreinte à l’heure où le véhicule est coincé. Sans compter que cela fait perdre du temps à tout le monde, la compagnie qui aura moins de temps pour son montage, mais vous également, qui avez autre chose à faire… L’accès à la scène peut également poser problème. Il est toujours bon de donner les éléments contraignants à votre interlocuteur afin qu’il puisse vous dire si cela pose un problème incontournable ou si une solution peut être trouvée. Il nous est ainsi arrivé de passer des éléments de décor par des fenêtres ou par des dédales de couloirs non prévus au départ, mais seuls à même de permettre l’arrivée du décor sur la scène. Encore une fois, tout le monde perd un temps précieux et ce n’est pas l’objectif… N’oubliez pas en outre que les artistes et techniciens, comme tout un chacun, ont besoin de manger et de boire. Ça va sans dire nous direz-vous, mais il nous est arrivé d’avoir des échanges un peu aigres à ce sujet avec des interlocuteurs ne comprenant pas que nous avions besoin de manger un vrai repas entre 11h et 22h… Si si, c’est vrai. Il est rare que les compagnies oublient ce sujet, mais il vaut mieux l’anticiper (voir l’article sur le budget). Par ailleurs, il est toujours agréable quand on arrive dans une salle de spectacle, souvent tôt le matin après pas mal de route, de trouver de quoi grignoter et boire (de l’eau, du thé, du café,…). Bien sûr, rien d’obligatoire, mais les rouages tournent toujours mieux quand ils sont bien huilés… Pensez à évoquer dès les premières discussions avec votre prestataire les temps de montage et de démontage du spectacle. Il peut être assez désagréable pour vous de devoir retarder le rendu d’une salle parce que vous n’avez pas anticipé que le démontage dure 2 heures… Nous avons déjà assisté à des échanges aigre-doux entre l’organisateur de la venue du spectacle et la personne qui souhaite utiliser la salle en suivant ou qui est venue pour la fermer, … De la même façon, le temps de montage peut avoir son importance. Il nous arrive par exemple fréquemment de venir monter un décor la veille de représentations parce que nous devons jouer à 9h30 avec un temps de montage de 4h… Si vous n’avez pas anticipé cet élément, cela risque de poser problème. En général, une solution est trouvée. C’est-à-dire que la compagnie peut éventuellement en rabattre un peu sur son implantation lumière afin de permettre un temps de montage plus court, l’acheteur peut faire un effort pour mobiliser quelqu’un un peu plus tôt que de normal… si tout cela est anticipé. Plus en amont, avez-vous besoin d’affiches, de tracts,… ? En général, les compagnies fournissent des affiches, le plus souvent à prix coûtant. N’hésitez pas à les solliciter… et à regarder sur leur site internet si des éléments d’iconographie sont disponibles. Faire le tour de ce qui peut arriver le jour du spectacle pour mieux en maîtriser l’organisation vous sera toujours bénéfique, tant vis-à-vis de vos prestataires qu’à l’égard de vos collègues ou donneurs d’ordre.